Preguntas y respuestas

¿Qué normativa rige la rendición de cuentas de los recursos transferidos según los convenios suscritos antes del 1 de junio de 2015?

El artículo primero transitorio de la Resolución N° 30, de 2015, estableció que las transferencias, aportes o subvenciones que se realizaron hasta el 31 de mayo de 2015 debían ser rendidas de acuerdo a las normas contenidas en la Resolución N° 759, de 2003, de la Contraloría. Aquéllas que se efectuaron a contar del 1 de junio de 2015 deben regirse por las normas de la resolución N° 30, sin que sea relevante la fecha del convenio en virtud del cual se realizan.

¿La designación del ministro de fe debe efectuarse por un acto administrativo expreso o puede incluirse en un instructivo o manual operativo sobre rendición de cuentas sancionado por un acto administrativo del servicio?

El dictamen N° 10.650, de 2015, indica que en la medida que la normativa legal de un servicio público no contemple un cargo específico con la facultad de actuar como ministro de fe, es procedente que el servicio le encomiende esa labor a uno de sus funcionarios, a través de un acto administrativo formal.

¿Que un beneficiario de un subsidio del Estado tenga la obligación de acatar la legislación tributaria puede ser suficiente para considerarlo como típico de los “casos calificados” que menciona el Decreto Ley N° 1.263, de 1975, y la Resolución N° 30, de 2015, de la Contraloría?

Según las instrucciones impartidas por esta Contraloría General mediante el oficio N° 44.960, de 2017, el cumplimiento de las obligaciones tributarias del receptor constituye una de las causales para otorgar la presente autorización. Aunque se examina caso a caso, se ha aceptado rendir con fotocopias autentificadas de la documentación tributaria cuando el contribuyente está obligado a mantener dichos originales en su poder.

¿Es obligatorio el uso de los formatos tipo dispuestos por la Contraloría o es posible seguir utilizando formatos locales con la misma información?

El artículo 20 de la Resolución N° 30 señala que el uso de los formatos es facultativo, pues no reemplaza la obligación de rendir cuentas en papel. No obstante, quienes los utilicen junto con el Sistema de Almacenamiento podrán tener acceso preferencial a las capacitaciones que la Contraloría realice sobre esta materia y, además, este factor se tomará en cuenta en la medición de riesgo que origina el Plan Operativo de Control Externo.

¿El sistema de almacenamiento de rendiciones mencionado en el Título II está habilitado para todos los servicios públicos?

El Sistema de Almacenamiento está disponible en el portal web www.contraloria.cl para todos los servicios públicos que tengan clave de acceso y que deseen usarlo para almacenar los formatos de rendición de cuentas que la Contraloría ha puesto a su disposición (Artículo 20 de la Resolución N° 30/2015). La Contraloría se encuentra desarrollando un Sistema Electrónico de Rendición de Cuentas, que se espera poner próximamente a disposición de todos los servicios públicos que deseen rendir sus transferencias de recursos a otros organismos públicos mediante documentación electrónica y digital, en reemplazo del papel.

¿Es necesario que la documentación que sustenta las rendiciones (como boletas, facturas y otras) quede en la unidad ejecutora (municipalidad) o debe permanecer resguardada en el servicio otorgante?

Respecto de la documentación auténtica de respaldo, cuando el otorgante y el receptor son organismos públicos el último receptor público debe mantenerla en su poder. El artículo 26 de la Resolución N° 30, de 2015, indica que el servicio otorgante debe rendir cuenta de la transferencia sólo con el comprobante de ingreso. Se recomienda revisar el dictamen N° 13.332, de 2018.

¿Se puede realizar una nueva transferencia a una organización privada que, teniendo su rendición presentada, no está revisada por el servicio?

Sí, pues de acuerdo con el artículo 18 de la Resolución N° 30, de 2015, “no se entregarán nuevos fondos a rendir, sea a disposición de unidades internas o a cualquier título a terceros, cuando la rendición se haya hecho exigible y la persona o entidad receptora no haya rendido cuenta de la inversión de cualquier fondo ya concedido”. De este modo, lo relevante es que el receptor haya cumplido con entregar la rendición de cuentas, aun cuando el otorgante no la haya revisado ni dado su aprobación.

¿Quién rinde mensualmente a la Contraloría: el órgano ejecutor o el aportante?

Todos los organismos públicos y los privados que la ley indique tienen la obligación de rendir cuenta de todos los recursos públicos a la Contraloría, según el artículo 1° de la Resolución N°30, de 2015, pudiendo tener la calidad de otorgantes de recursos, ejecutores de ellos o ambas calidades. La diferencia es la documentación con la cual rendirán cuentas a la Contraloría General:

a) Si un organismo público transfiere recursos a otra institución pública o privada debe preparar el informe y el expediente de rendición con las operaciones del período (mes anterior), el que debe quedar a disposición de la Contraloría dentro de los primeros 15 días hábiles administrativos del mes siguiente al que se rinde. Debe estar respaldado con los comprobantes originales de ingreso del receptor público y con la documentación original de respaldo de los recursos entregados a privados o ejecutados por el servicio.

b) Si el organismo público tiene la calidad de receptor y ejecutor de recursos debe preparar el informe y el expediente de rendición que abarque las operaciones del período (mes anterior), a fin de que quede a disposición de la Contraloría dentro de los 15 días hábiles administrativos del mes respectivo. Debe respaldarlo con la documentación auténtica (original) que acredite el uso de los recursos y emitir un reporte mensual de rendición de cuentas al otorgante, en el mismo plazo indicado.

¿Una municipalidad o corporación municipal puede pedir a la Contraloría que acepte como documentos de respaldo fotocopias autentificadas por el ministro de fe?

El artículo 4 de la Resolución N° 30, de 2015, indica que la rendición debe ser efectuada con la documentación auténtica pertinente, como regla general. Excepcionalmente, en casos calificados por la Contraloría, podrán aceptarse -en reemplazo de los originales- copias o fotocopias autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello, según indica el artículo 55 del Decreto Ley N° 1263, de 1975, Ley de Administración Financiera del Estado. Remitirse al último instructivo sobre esta materia, que es el Oficio N° 44.960, de 2017. Además, atendido que las corporaciones municipales pertenecen al sector privado, sobre la documentación de respaldo en original que debieran enviar a la institución pública que les entrega recursos, puede operar la excepción prevista en el artículo 23 de la Resolución N° 30, de 2015, en la medida que exista una calificación previa efectuada por el otorgante y autorizada por la Contraloría. Para obtener un pronunciamiento sobre un caso particular se debe hacer una presentación en la Oficina General de Partes.

¿Cuál es el ámbito de aplicación de la Resolución N° 30, de 2015? ¿Incluye caja chica y anticipos de fondos a funcionarios?

El artículo 1 de la Resolución N° 30, de 2015, indica que sus normas rigen la rendición de todos los fondos públicos que los servicios y funcionarios custodien, administren, reciban, recauden, inviertan y/o paguen y que correspondan a las instituciones que allí se indican. En cuanto a los gastos menores o “caja chica”, es del caso consignar que la rendición de éstos se rige por las disposiciones especiales que sobre giro de fondos globales en efectivo para operaciones menores fija anualmente el Ministerio de Hacienda, de conformidad con el decreto ley N° 1.263, de 1975.

¿Se pueden pactar períodos de rendición diferentes al mensual?

Debe distinguirse según el tipo de receptor: si se trata de transferencias a instituciones privadas, el artículo 27 letra a) de la Resolución N° 30 establece que la rendición de cuentas debe hacerse en los plazos que indique el respectivo convenio y, a falta de estipulación expresa, con una periodicidad mensual. Si se trata de transferencias a instituciones públicas, el artículo 26 de la misma resolución sostiene que el informe de rendición de cuentas debe efectuarse mensualmente.

¿Qué se entiende por “administrativo” en “días hábiles administrativos”?

Se entiende como tales los días lunes a viernes, según el artículo 25 de la ley N° 19.880, que establece como inhábiles los sábados, domingos y festivos.

En caso que un expediente de rendición indique que no hubo gasto o que este gasto es de poca cuantía respecto de la transferencia otorgada, ¿se considera válido para entregar nuevos fondos?

Sí. Por regla general, no procederá el otorgamiento de nuevos recursos mientras no se haya rendido cuenta de la transferencia anterior, según el artículo 18 de la Resolución N° 30. Según la jurisprudencia administrativa contenida, entre otros, en el dictamen N°21.558, de 2015, resulta aplicable sólo a la obligación de presentar la rendición de cuentas y no a la condición de que ésta sea aprobada.

Si tengo un convenio firmado con una institución pública que aún no me entrega los fondos, ¿puedo realizar gastos y luego cargarlos a ese convenio?

La posibilidad de rendir gastos efectuados con anterioridad a la total tramitación del acto administrativo que ordena la transferencia es excepcional, cuando existan razones de buen servicio o continuidad que así lo justifican, según indica el inciso segundo del artículo 13 de la Resolución N° 30, de 2015, y se deje constancia expresa de esta situación en el acto administrativo. El dictamen N° 48.822, de 2016, se refiere a esta materia.

El artículo 2 de la Resolución N° 30 señala los elementos de la rendición de cuentas, estableciendo en su letra c) los comprobantes de egresos con la documentación auténtica o la relación y ubicación de ésta cuando proceda. ¿De qué forma se materializa la alternativa relativa a “la relación y ubicación de ésta cuando proceda”?

Las letras b), c) y d) del artículo 2 de la Resolución N° 30, de 2015, señalan que toda rendición de cuentas estará constituida por los comprobantes de ingresos, egresos y traspasos, adjuntándose su documentación auténtica como regla general. También debe indicarse dónde se encuentran dichos documentos, cuando proceda, a fin de permitir la revisión de la Contraloría o del otorgante de los recursos, según corresponda, ya que eventualmente la documentación original puede estar almacenada en poder de receptores privados, de acuerdo con la autorización del artículo 23 de la Resolución N° 30 de la Contraloría.

Respecto del artículo 17 de la Resolución N° 30, que indica que “para los efectos de este párrafo, cuando corresponda determinar el valor del tipo de cambio, se estará a aquel vigente al momento de realizarse la respectiva operación”, ¿se refiere al momento de la operación del cambio de divisas o al momento de la operación de gasto?

De acuerdo con el criterio contenido en el dictamen N° 16.096, de 2017, el reembolso de los gastos efectuados en el extranjero por un receptor privado que ocupa fondos propios debe realizarse según el tipo de cambio en vigor al momento de hacer la transacción de compra de bienes o servicios.

¿Qué ocurre en los casos en que se extravía la documentación original o auténtica?

De acuerdo con el criterio del dictamen N° 15.350, de 2018, cuando la pérdida de los documentos comprobatorios obedece a una causal no imputable al receptor privado, no se advierte inconveniente en que el otorgante reconstituya el expediente a través de copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello, además de recopilar todas las demás pruebas que permitan arribar a la convicción de que los fondos fueron destinados a los fines correspondientes, como, por ejemplo, la declaración jurada de aquellas personas bajo cuya responsabilidad se prestaron los servicios que dieron lugar a las expensas que se rinden o se realizaron las actividades financiadas, listados de asistentes y otros similares.

En general, la jurisprudencia contenida en los dictámenes N° 58.788, de 2016; y 79.420, de 2014, ha señalado que en situaciones de pérdida de los documentos comprobatorios o frente a la imposibilidad de presentarlos por razones de fuerza mayor, esto es, por un imprevisto imposible de resistir, el afectado, además de acreditar que ese impedimento existió, podrá recurrir a otras pruebas que permitan constatar presuntivamente los gastos efectuados, como sería, por ejemplo, la declaración jurada de aquellas personas bajo cuya responsabilidad se prestaron los servicios que dieron lugar a las expensas que él rinde.

Para cumplir con la obligación de rendir cuentas a la Contraloría General, ¿debo enviarle la documentación de los gastos?

Para rendir cuentas no hay que enviar ningún documento a la Contraloría General o a las Contralorías Regionales, ya que el artículo 21 de la Resolución N° 30, de 2015, establece que “las rendiciones de cuenta deberán conformarse y mantenerse a disposición de la Contraloría General en la sede central del organismo respectivo o en las sedes de las unidades operativas de estos, en la medida que tales dependencias custodien, administren, recauden, reciban, inviertan o paguen recursos públicos”. Ello significa que la manera correcta de rendir cuentas es conformando el expediente de rendición, en los plazos fijados en la resolución, y mantenerlo “a disposición” de la Contraloría General, sin enviar nada pues quedará a disposición en las dependencias del servicio de que se trate para que sea revisado en la oportunidad en que la Contraloría lo requiera, ya sea con motivo de una auditoría, investigación especial o examen de cuentas.

Los formatos tipos fueron creados para homologar la manera en que los distintos organismos del Estado hacían sus rendiciones. Su uso es voluntario. Quienes los utilicen accederán a los beneficios establecidos en los incisos finales del artículo 20 de la Resolución N° 30.

Cuando un municipio firma convenios con otras instituciones públicas, como, por ejemplo, los servicios de salud, ¿en qué momento el acto administrativo está totalmente tramitado: cuando se obtiene la resolución del convenio o cuando se crea el decreto alcaldicio que lo aprueba?

Un acto administrativo está totalmente tramitado cuando ha cumplido todos los trámites legales para adquirir su pleno valor jurídico. Cuando se trata de una municipalidad, el decreto alcaldicio está totalmente tramitado cuando se haya dictado y firmado por la autoridad, toda vez que estos actos, por regla general, están exentos de toma de razón. En cambio, en lo que atañe a un servicio de salud, la resolución respectiva está totalmente tramitada si, siendo afecta –según las reglas de la Resolución N° 1.600, de 2008, de la Contraloría- ya fue tomada razón o si, siendo exenta, fue dictada y suscrita por la autoridad. La total tramitación a la que se refiere el artículo 13 de la Resolución N° 30, de 2015, se refiere al “acto administrativo que ordena la transferencia”, por lo que, dependiendo de qué institución haya dictado ese acto en particular (el que ordenó la transferencia) se debe determinar cuando el mismo adquirió la calidad de totalmente tramitado, según lo indicado previamente.

¿Cómo se completan los formatos tipo de los informes de rendición de cuentas si es que hay gastos anteriores a la total tramitación de la transferencia?

El artículo 13 de la Resolución N° 30, de 2015, indica que “sólo se aceptarán como parte de la rendición de cuentas los desembolsos efectuados con posterioridad a la total tramitación del acto administrativo que ordena la transferencia” y agrega que “en casos calificados, podrán incluirse en la rendición de cuentas gastos ejecutados con anterioridad a la total tramitación, siempre que existan razones de continuidad o buen servicio, las que deberán constar en el instrumento que dispone la entrega”.

La regla general es que antes de la total tramitación del documento respectivo no pueden solventarse gastos con cargo a los recursos que dicho acto o convenio se refiere. Se contempla una excepción –que, como tal, es restrictiva- que permite que en casos calificados ello sí se pueda realizar, en la medida que se cumplan los requisitos que prevé la norma. Respecto del fondo de la consulta, ya sea que se trate de la regla general o de la excepción, el saldo pendiente del período anterior que se rinde nunca será negativo, en consideración a los recursos entregados.

Se entregan ejemplos:

1) Regla general: Un convenio de transferencia que termine su tramitación el 1 de agosto de 2015, por $200, permitirá que recién a contar de esa fecha se puedan gastar los recursos. Si en ese mismo mes se hizo el primer gasto por $50 con cargo al convenio, en la rendición de septiembre –que corresponde a lo gastado en agosto- el saldo pendiente por rendir del período anterior será $0. Si en septiembre se gastaron otros $50, en la rendición de octubre –que corresponde a lo gastado en septiembre- el saldo pendiente por rendir del período anterior será de $150.

Lo anterior se grafica de la siguiente manera:

 

REGLA GENERAL SEPTIEMBRE OCTUBRE
Saldo pendiente por rendir del período anterior 0 150
Transferencias recibidas en el período de la rendición 200 0
Total transferencias a rendir 200 150
Gastos de operación 50 50
Gastos de personal 0 0
Gastos de inversión 0 0
Total recursos rendidos 50 50
Saldo pendiente por rendir para el período siguiente 150 100

 

1) Excepción: El mismo convenio tramitado en agosto de 2015, por $200, pero ahora suponiendo que en dicho convenio se estableció que desde junio se pueden rendir gastos por una razón justificada; y que existen gastos de $50 en junio, $50 en julio, $50 en agosto y $50 en septiembre. La primera rendición recién tendrá lugar en septiembre, porque, habiéndose tramitado el convenio en agosto, ese es el primer mes a contar del cual se puede rendir. En septiembre se rendirá $0 “como saldo por rendir del período anterior”, porque tratándose de la primera rendición nunca existirá un saldo del período anterior. En la segunda rendición, en octubre, el “saldo pendiente por rendir del período anterior” será de $50.

Lo anterior se grafica de la siguiente manera:

 

EXCEPCIÓN SEPTIEMBRE OCTUBRE
Saldo pendiente por rendir del período anterior 0 50
Transferencias recibidas en el período de la rendición 200 0
Total transferencias a rendir 200 50
Gastos de operación 150* 50
Gastos de personal 0 0
Gastos de inversión 0 0
Total recursos rendidos 150 50
Saldo pendiente por rendir para el período siguiente 50 0

 

Los 150* equivalen a lo gastado en junio, julio y agosto

Los ejemplos evidencian que el saldo pendiente por rendir del período anterior, cuando es la primera rendición, siempre será 0 y luego, tratándose de las rendiciones sucesivas, siempre se imputará a un total hasta agotar los fondos. Con la excepción de la primera transferencia, el saldo pendiente por rendir del período anterior siempre será lo que falta por gastar del total, teniendo siempre, por consiguiente, un valor positivo.