Preguntas y respuestas

¿Qué normativa rige la rendición de cuentas de los recursos transferidos según los convenios suscritos antes del 1 de junio de 2015?

El artículo primero transitorio de la Resolución N° 30, de 2015, estableció que las transferencias, aportes o subvenciones que se realizaron hasta el 31 de mayo de 2015 debían ser rendidas de acuerdo a las normas contenidas en la Resolución N° 759, de 2003, de la Contraloría. Aquellas que se efectuaron a contar del 1 de junio de 2015 deben regirse por las normas de la resolución N° 30, sin que sea relevante la fecha del convenio en virtud del cual se realizan.

¿La designación del ministro de fe debe efectuarse por un acto administrativo expreso o puede incluirse en un instructivo o manual operativo sobre rendición de cuentas sancionado por un acto administrativo del servicio?

El dictamen N° 10.650, de 2015, indica que en la medida que la normativa legal de un servicio público no contemple un cargo específico con la facultad de actuar como ministro de fe es procedente que el servicio le encomiende esa labor a uno de sus funcionarios a través de un acto administrativo formal.

¿Que un beneficiario de un subsidio del Estado tenga la obligación de acatar la legislación tributaria puede ser suficiente para considerarlo como típico de los “casos calificados” que menciona el Decreto Ley N° 1.263, de 1975, y la Resolución N° 30, de 2015, de la Contraloría?

Según instrucciones impartidas por esta Contraloría General, mediante el oficio N° 44.960, de 2017, la autorización que se otorga en atención a las obligaciones tributarias del receptor debe ser analizada caso a caso, aunque generalmente se ha aceptado rendir con fotocopias autentificadas de la documentación tributaria en aquellos casos en que el contribuyente está obligado a mantener dichos originales en su poder.

¿Es obligatorio el uso de los formatos tipo dispuestos por la Contraloría o es posible seguir utilizando formatos locales con la misma información?

El artículo 20 de la Resolución N° 30 señala que el uso de los formatos es facultativo porque no reemplaza la obligación de rendir cuentas en papel. No obstante, quienes los utilicen junto con el Sistema de Almacenamiento podrán tener acceso preferencial a las capacitaciones que la Contraloría realice sobre esta materia y, además, este factor se tomará en cuenta en la medición de riesgo que origina el Plan Operativo de Control Externo.

¿El sistema de almacenamiento de rendiciones mencionado en el Título II está habilitado para todos los servicios públicos?

El Sistema de Almacenamiento está disponible en el portal web www.contraloria.cl para todos los servicios públicos que tengan clave de acceso y que deseen usarlo para almacenar los formatos de rendición de cuentas que la Contraloría General ha puesto a su disposición (Artículo 20 de la Resolución N° 30/2015).

En la Contraloría existe un Comité de Rendición Electrónica de Cuentas que se encuentra desarrollando un Sistema Electrónico de Rendición de Cuentas, que se espera poner próximamente a disposición de todos los servicios públicos que deseen rendir sus transferencias de recursos a otros organismos públicos mediante documentación electrónica y digital, en reemplazo del papel.

¿Es necesario que la documentación que sustenta las rendiciones (como boletas, facturas y otras) quede en la unidad ejecutora (municipalidad) o debe permanecer resguardada en el servicio otorgante?

Respecto de la documentación auténtica de respaldo, cuando el otorgante y el receptor son organismos públicos el último receptor público debe mantenerla en su poder. El artículo 26 de la Resolución N° 30, de 2015, indica que el servicio otorgante debe rendir cuenta de la transferencia sólo con el comprobante de ingreso. Se recomienda revisar el dictamen N° 13.332, de 2018.

¿Se puede realizar una nueva transferencia a una organización privada que, teniendo su rendición presentada, no está revisada por el servicio?

Sí, pues de acuerdo con el artículo 18 de la Resolución N° 30, de 2015, “no se entregarán nuevos fondos a rendir, sea a disposición de unidades internas o a cualquier título a terceros, cuando la rendición se haya hecho exigible y la persona o entidad receptora no haya rendido cuenta de la inversión de cualquier fondo ya concedido”. De este modo, lo relevante es que el receptor haya cumplido con entregar la rendición de cuentas, aun cuando el otorgante no la haya revisado ni dado su aprobación.

¿Quién rinde mensualmente a la Contraloría: el órgano ejecutor o el aportante?

Todos los organismos públicos tienen la obligación de rendir cuenta de todos los recursos públicos a la Contraloría, según el artículo 1° de la Resolución N°30, de 2015, sin importar si son otorgantes de recursos, ejecutores de ellos o si tienen ambas calidades.

La diferencia es la documentación con la cual rendirán cuentas a la Contraloría General:

 

a) Si un organismo público transfiere recursos a otra institución pública o privada debe preparar el informe y el expediente de rendición con las operaciones del período (mes anterior), el que debe quedar a disposición de la Contraloría dentro de los primeros 15 días hábiles administrativos del mes siguiente al que se rinde. Debe estar respaldado con los comprobantes originales de ingreso del receptor público y con la documentación original de respaldo de los recursos entregados a privados o ejecutados por el servicio.

 

b) Si el organismo público tiene la calidad de receptor y ejecutor de recursos debe preparar el informe y el expediente de rendición que abarque las operaciones del período (mes anterior), a fin de que quede a disposición de la Contraloría dentro de los 15 días hábiles administrativos del mes respectivo. Debe respaldarlo con la documentación auténtica (original) que acredite el uso de los recursos y emitir un reporte mensual de rendición de cuentas al otorgante, en el mismo plazo indicado.

 
¿Una municipalidad o corporación municipal puede pedir a la Contraloría que acepte como documentos de respaldo fotocopias autentificadas por el ministro de fe?

El artículo 4 de la Resolución N° 30, de 2015, indica que la rendición debe ser efectuada con la documentación auténtica pertinente, como regla general. Excepcionalmente, en casos calificados por la Contraloría, podrán aceptarse -en reemplazo de los originales- copias o fotocopias autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello, según indica el artículo 55 del Decreto Ley N° 1263, de 1975, Ley de Administración Financiera del Estado. Las corporaciones municipales pertenecen al sector privado y, sobre la documentación de respaldo en original que debieran enviar a la institución pública que les entrega recursos, puede operar la excepción prevista en el artículo 23 de la Resolución N° 30, de 2015, en la medida que exista una calificación previa efectuada por el otorgante y autorizada por la Contraloría. Para obtener un pronunciamiento sobre un caso particular se debe hacer una presentación en la Oficina General de Partes.

¿Cuál es el ámbito de aplicación? ¿Incluye caja chica y anticipos de fondos a funcionarios?

El artículo 1 de la Resolución N° 30, de 2015, indica el ámbito de aplicación. Incluye a todas las rendiciones que deben llevar a cabo los servicios y funcionarios que custodien, administren, reciban, recauden, inviertan y/o paguen recursos públicos y que correspondan a las instituciones que allí se indican. Sobre gastos menores que administren funcionarios municipales, la jurisprudencia señala en el dictamen N° 39.517, de 2011, que deben ser rendido según la Resolución N° 759, de 2003, remisión que desde el 1 de junio de 2015 debe efectuarse a la Resolución N° 30 de la Contraloría.

¿Se pueden pactar períodos de rendición diferentes al mensual, si existen convenios, como sucede en el subtítulo 24?

Si se trata de transferencias a instituciones privadas, el artículo 27 letra a) de la Resolución N° 30 establece que la rendición de cuentas debe hacerse en los plazos que indique el respectivo convenio y, a falta de estipulación expresa, con una periodicidad mensual. Si se trata de transferencias a instituciones públicas, el artículo 26 de la misma resolución sostiene que el informe de rendición de cuentas debe efectuarse mensualmente.

¿Qué se entiende por “administrativo” en “días hábiles administrativos”?

Se entiende como tales los días lunes a viernes, según el artículo 25 de la ley N° 19.880, que establece como inhábiles los sábados, domingos y festivos.

En caso que un expediente de rendición indique que no hubo gasto o que este gasto es de poca cuantía respecto de la transferencia otorgada, ¿se considera válido para entregar nuevos fondos?

Por regla general, no procederá el otorgamiento de nuevos recursos mientras no se haya rendido cuenta de la transferencia anterior, según el artículo 18 de la Resolución N° 30. Según la jurisprudencia administrativa contenida, entre otros, en el dictamen N°21.558, de 2015, resulta aplicable sólo a la obligación de presentar la rendición de cuentas y no a la condición de que ésta sea aprobada.

En el formato tipo, ¿quiénes son los responsables y quién es la persona que firma en caso de transferencias entre servicios públicos?

Son responsables todos quienes intervienen en el proceso de rendición. El cuentadante deberá firmar el documento. Sólo podrán subir el formato al sistema de almacenamiento los funcionarios a quienes se les asigne clave en el sistema.

¿Las rendiciones de viáticos también deben presentarse en estos nuevos formatos y entregar información a la Contraloría en el portal web?

Los formatos tipo que la Contraloría ha puesto a disposición de los servicios a través de su portal web y cuyo uso es facultativo sólo se refieren a la rendición de aquellas transferencias realizadas con cargo a los subtítulos 24 y 33 del clasificador presupuestario, sin perjuicio de la obligación de los servicios de rendir cuenta de la totalidad de los recursos que custodie, administre, reciba, recaude, invierta y pague, aun cuando la Contraloría no haya puesto a disposición un formato tipo para ello.

Cuando hay transferencias de fondos entre organismos públicos, ¿quién debe subir la información a la Contraloría: el organismo receptor de los fondos o el que emite dichos fondos?

Cada organismo público puede rendir cuentas a la Contraloría a través de los formatos tipo que se han puesto a su disposición, como el formato “Rendición de fondos entregados a terceros públicos”. Es la institución receptora la que debe completar la información y enviarla para su almacenamiento en el sistema, sin perjuicio de su deber de remitir dicha información a la entidad otorgante, como indica el artículo 26 de la Resolución N° 30, de 2015.

Si tengo un convenio firmado con una institución pública que aún no me entrega los fondos, ¿puedo realizar gastos y luego cargarlos a ese convenio?

La posibilidad de rendir gastos efectuados con anterioridad a la total tramitación del acto administrativo que ordena la transferencia es excepcional, cuando existan razones de buen servicio o continuidad que así lo justifican, según indica el inciso segundo del artículo 13 de la Resolución N° 30, de 2015. El dictamen N° 58.418, se refiere a esta materia.

El tratamiento de los recursos que se manejan extrapresupuestariamente presenta varias particularidades que deben analizarse según el caso específico que se trate, por lo que se sugiere realizar una consulta formal a través de la Oficina General de Partes de la Contraloría, con todos los antecedentes necesarios para emitir un pronunciamiento.

El artículo 2 de la Resolución N° 30 señala los elementos de la rendición de cuentas, estableciendo en su letra c) los comprobantes de egresos con la documentación auténtica o la relación y ubicación de ésta cuando proceda. ¿De qué forma se materializa la alternativa relativa a “la relación y ubicación de ésta cuando proceda”? ¿Es suficiente que quien rinda detalle información del documento de respaldo y señale su ubicación (similar al anexo RC del Formato Tipo de Rendición de Fondos Entregados a Terceros Privados)?

Las letras b), c) y d) del artículo 2 de la Resolución N° 30, de 2015, señalan que toda rendición de cuentas estará constituida por los comprobantes de ingresos, egresos y traspasos, adjuntándose su documentación auténtica como regla general. También debe indicarse donde se encuentran dichos documentos, cuando proceda, a fin de permitir la revisión de la Contraloría o del otorgante de los recursos, según corresponda, ya que eventualmente la documentación original puede estar almacenada en uno o varios lugares e incluso, excepcionalmente, puede estar en poder de receptores privados (artículo 23 de la Resolución N° 30 de la Contraloría).

Respecto de los gastos realizados en el extranjero que no es posible acreditar (artículo 14 Resolución N° 30), el artículo 15 de dicha Resolución menciona a la certificación por parte de la unidad otorgante del uso de los recursos entregados. ¿Bajo qué argumento el ministro de fe o funcionario asignado para estos efectos puede certificar que los recursos entregados y gastados en el extranjero son fidedignos?

El mencionado artículo 15 establece que cuando no es posible acreditar un gasto con la documentación auténtica pertinente, en los términos previstos en dicha resolución, corresponde al ministro de fe o funcionario pertinente emitir un documento certificando que los pagos realizados fueron utilizados y destinados para los fines autorizados, de acuerdo al motivo específico del desembolso realizado en el exterior. La certificación indicada se refiere a que los recursos fueron efectivamente utilizados en el exterior por el receptor en los fines previstos, si es que ello le consta de algún modo.

Dado que no existe jurisprudencia administrativa que se refiera a esta materia, cualquier consulta debe efectuarse ante la Oficina General de Partes de la Contraloría.

Respecto del artículo 17 de la Resolución N° 30, que indica que “para los efectos de este párrafo, cuando corresponda determinar el valor del tipo de cambio, se estará a aquel vigente al momento de realizarse la respectiva operación”, ¿se refiere al momento de la operación del cambio de divisas o al momento de la operación de gasto?

Según el citado artículo 17, el tipo de cambio que se debe usar es el vigente al momento de realizarse la respectiva operación de cambio. Dado que no existe jurisprudencia administrativa sobre el punto, si persisten las dudas consultar a través de la Oficina General de Partes de la Contraloría.

¿Qué ocurre en los casos en que se extravía la documentación original o auténtica?

Los dictámenes N°s. 60.652, de 2010; y 79.420, de 2014, se refieren a situaciones similares, producidas durante la vigencia de la Resolución N° 759, de 2003, que fue derogada por la Resolución N° 30, de 2015. No existe jurisprudencia administrativa que se refiera en particular al caso planteado, por lo que se sugiere consultar y solicitar un pronunciamiento a la Contraloría a través de su Oficina General de Partes.

Dado que el uso de formatos tipos no es obligatorio, sino facultativo, y que guardar la información en el Sistema de Almacenamiento no es la rendición de cuentas propiamente tal, ¿ello quiere decir que se debe rendir enviando la documentación a la Contraloría, sin perjuicio de almacenarla o utilizar formatos tipos?

Para rendir cuentas no hay que enviar ningún documento a la Contraloría General o a las Contralorías Regionales, ya que el artículo 21 de la Resolución N° 30, de 2015, establece que “las rendiciones de cuenta deberán conformarse y mantenerse a disposición de la Contraloría General en la sede central del organismo respectivo o en las sedes de las unidades operativas de estos, en la medida que tales dependencias custodien, administren, recauden, reciban, inviertan o paguen recursos públicos”. Ello significa que la manera correcta de rendir cuentas es conformando el expediente de rendición, que incluya los comprobantes, en los plazos fijados en la Resolución, y mantenerlo a disposición de la Contraloría General en las dependencias del servicio de que se trate para que sea revisado en la oportunidad en que la Contraloría lo requiera, ya sea con motivo de una auditoría, investigación especial o examen de cuentas.

Los formatos tipos fueron creados para homologar la manera en que los distintos organismos del Estado hacían sus rendiciones. Su uso es voluntario. Quienes los utilicen accederán a los beneficios establecidos en los incisos finales del artículo 20 de la Resolución N° 30. El Sistema de Almacenamiento fue creado para que la Contraloría pueda verificar quiénes los usan y quiénes no.

Cuando un municipio firma convenios con otras instituciones públicas, como, por ejemplo, los servicios de salud, ¿en qué momento el acto administrativo está totalmente tramitado: cuando se obtiene la resolución del convenio o cuando se crea el decreto alcaldicio que lo aprueba?

Un acto administrativo está totalmente tramitado cuando ha cumplido todos los trámites legales para adquirir su pleno valor jurídico. Cuando se trata de una municipalidad, el decreto alcaldicio está totalmente tramitado cuando se haya dictado y firmado por la autoridad, toda vez que estos actos, por regla general, están exentos de toma de razón. En cambio, en lo que atañe a un servicio de salud, la resolución respectiva está totalmente tramitada si, siendo afecta –según las reglas de la Resolución N° 1.600, de 2008, de la Contraloría- ya fue tomada razón o si, siendo exenta, fue dictada y suscrita por la autoridad. La total tramitación a la que se refiere el artículo 13 de la Resolución N° 30, de 2015, se refiere al “acto administrativo que ordena la transferencia”, por lo que, dependiendo de qué institución haya dictado ese acto en particular (el que ordenó la transferencia) se debe determinar cuando el mismo adquirió la calidad de totalmente tramitado, según lo indicado previamente.

Dado que el ritmo de los gastos de los municipios no es similar al flujo de los ingresos transferidos, ¿es factible que se rinda un mes determinado con ingreso cero, gastos positivos, lo que daría un saldo por rendir negativo en el formato tipo de rendición de la Contraloría? El convenio es anual y, por lo tanto, puede darse esta posibilidad. Desde esta interpretación, al finalizar el ejercicio se realizaría un neteo total de ingresos y gastos para determinar la posible existencia de saldos no ejecutados (solicitar reintegro).

 

El artículo 13 de la Resolución N° 30, de 2015, indica que “sólo se aceptarán como parte de la rendición de cuentas los desembolsos efectuados con posterioridad a la total tramitación del acto administrativo que ordena la transferencia” y agrega que “en casos calificados, podrán incluirse en la rendición de cuentas gastos ejecutados con anterioridad a la total tramitación, siempre que existan razones de continuidad o buen servicio, las que deberán constar en el instrumento que dispone la entrega”.

La regla general es que antes de la total tramitación del documento respectivo no pueden solventarse gastos con cargo a los recursos que dicho acto o convenio se refiere. Se contempla una excepción –que, como tal, es restrictiva- que permite que en casos calificados ello sí se pueda realizar, en la medida que se cumplan los requisitos que prevé la norma. Respecto del fondo de la consulta, ya sea que se trate de la regla general o de la excepción, el saldo pendiente del período anterior que se rinde nunca será negativo, en consideración a los recursos entregados.

Se entregan ejemplos:

  • 1) Regla general: Un convenio de transferencia que termine su tramitación el 1 de agosto de 2015, por $200, permitirá que recién a contar de esa fecha se puedan gastar los recursos. Si en ese mismo mes se hizo el primer gasto por $50 con cargo al convenio, en la rendición de septiembre –que corresponde a lo gastado en agosto- el saldo pendiente por rendir del período anterior será $0. Si en septiembre se gastaron otros $50, en la rendición de octubre –que corresponde a lo gastado en septiembre- el saldo pendiente por rendir del período anterior será de $150.. Lo anterior, se puede graficar de la siguiente manera:
REGLA GENERAL SEPTIEMBRE OCTUBRE
SALDO PENDIENTE POR RENDIR DEL PERIODO ANTERIOR 0 150
TRANSFERENCIAS RECIBIDAS EN EL PERÍODO DE LA RENDICIÓN 200 0
TOTAL TRANSFERENCIAS A RENDIR 200 150
     
GASTOS DE OPERACIÓN 50 50
GASTOS DE PERSONAL 0 0
GASTOS DE INVERSIÓN 0 0
TOTAL RECURSOS RENDIDOS 50 50
     
SALDO PENDIENTE POR RENDIR PARA EL PERIODO SIGUIENTE 150 100
  • 2) Excepción: El mismo convenio tramitado en agosto de 2015, por $200, pero ahora suponiendo que en dicho convenio se estableció que desde junio se pueden rendir gastos por una razón justificada; y que existen gastos de $50 en junio, $50 en julio, $50 en agosto y $50 en septiembre. La primera rendición recién tendrá lugar en septiembre, porque, habiéndose tramitado el convenio en agosto, ese es el primer mes a contar del cual se puede rendir. En septiembre se rendirá $0 “como saldo por rendir del período anterior”, porque tratándose de la primera rendición nunca existirá un saldo del período anterior. En la segunda rendición, en octubre, el “saldo pendiente por rendir del período anterior” será de $50. Lo anterior, se puede graficar de la siguiente manera:
EXCEPCIÓN SEPTIEMBRE OCTUBRE
SALDO PENDIENTE POR RENDIR DEL PERIODO ANTERIOR 0 50
TRANSFERENCIAS RECIBIDAS EN EL PERÍODO DE LA RENDICIÓN 200 0
TOTAL TRANSFERENCIAS A RENDIR 200 50
     
GASTOS DE OPERACIÓN 150* 50
GASTOS DE PERSONAL 0 0
GASTOS DE INVERSIÓN 0 0
TOTAL RECURSOS RENDIDOS 150 50
     
SALDO PENDIENTE POR RENDIR PARA EL PERIODO SIGUIENTE 50 0

*Los $150 equivalen a lo gastado en junio, julio y agosto.

Los ejemplos evidencian que el saldo pendiente por rendir del período anterior, cuando es la primera rendición, siempre será 0 y luego, tratándose de las rendiciones sucesivas, siempre se imputará a un total hasta agotar los fondos. Con la excepción de la primera transferencia, el saldo pendiente por rendir del período anterior siempre será lo que falta por gastar del total, teniendo siempre, por consiguiente, un valor positivo.